Combien de programmateurs faut-il contacter pour obtenir des dates ?

Vous avez un spectacle prêt à être diffusé, un dossier artistique terminé et l’envie de développer vos prochaines dates. Mais une question revient rapidement : combien de programmateurs faut-il contacter pour obtenir des dates ?

Faut-il envoyer 10 messages par semaine ? 30 ? 100 ? Faut-il multiplier les contacts pour augmenter ses chances ou, au contraire, prendre le temps de cibler précisément chaque structure ?

Il n’existe pas de chiffre universel.

Le nombre de programmateurs à contacter dépend notamment de votre spectacle, de votre public, de votre zone géographique, de votre expérience, des structures ciblées et de la période à laquelle vous prospectez.

En revanche, il est possible de définir un objectif de prospection réaliste, suffisamment important pour créer des opportunités, mais suffisamment raisonnable pour permettre un vrai travail de ciblage et de suivi.

L’objectif n’est donc pas de contacter le plus grand nombre de programmateurs possible.

L’objectif est de construire progressivement un réseau de contacts qualifiés, de présenter votre spectacle aux structures pertinentes et de maintenir les échanges dans le temps.

Pourquoi le nombre de programmateurs contactés est-il important ?

La prospection fonctionne rarement comme une simple équation :

10 contacts = 1 date

Dans la réalité, chaque contact peut produire une réponse différente.

Un programmateur peut :

• répondre immédiatement ;
• demander le dossier artistique ;
• regarder la vidéo du spectacle ;
• conserver vos informations pour une programmation future ;
• vous indiquer une période plus adaptée ;
• vous orienter vers une autre personne ;
• ne pas répondre ;
• répondre plusieurs semaines ou plusieurs mois plus tard ;
• ou ne pas être intéressé par votre proposition.

Il faut donc considérer la prospection comme un processus, et non comme une série d’envois dont le résultat serait immédiat.

Plus votre base de contacts pertinents est importante, plus vous disposez de possibilités d’échange.

Mais augmenter le nombre de contacts ne sert à rien si les personnes contactées ne correspondent pas à votre spectacle.

La question n’est donc pas seulement « combien ? »

Elle est aussi :

Combien de programmateurs pertinents puis-je contacter régulièrement et correctement ?

Cette question est beaucoup plus utile pour construire votre stratégie de diffusion.

Combien de programmateurs faut-il contacter chaque semaine pour obtenir des dates ?

Pour un artiste ou une compagnie indépendante, un objectif de 20 à 40 nouveaux contacts qualifiés par semaine peut constituer un repère de travail réaliste.

Ce volume permet de maintenir une prospection régulière sans transformer la semaine entière en activité de recherche et d’envoi de messages.

Par exemple, vous pouvez décider de contacter :

• 5 programmateurs par jour sur 4 jours ;
• 6 à 8 programmateurs par jour sur 5 jours ;
• ou concentrer votre prospection sur deux ou trois sessions dans la semaine.

L’important est surtout de choisir un rythme que vous pouvez maintenir.

Pourquoi ne pas contacter 100 programmateurs par semaine ?

C’est possible dans certaines campagnes, mais cela demande une organisation beaucoup plus importante.

Il faut être capable de :

• identifier les structures ;
• vérifier leur programmation ;
• trouver les bons interlocuteurs ;
• personnaliser les messages ;
• envoyer les informations adaptées ;
• enregistrer les contacts ;
• suivre les réponses ;
• effectuer les relances ;
• et maintenir votre tableau de suivi à jour.

Si vous envoyez 100 messages mais que vous ne savez plus qui vous avez contacté deux semaines plus tard, le volume perd une grande partie de son intérêt.

30 contacts réellement suivis peuvent être plus utiles que 100 contacts envoyés sans organisation.

Faut-il contacter 20, 30 ou 50 programmateurs ?

Il n’existe pas un nombre qui convienne à tous les artistes.

Votre objectif doit dépendre de votre capacité de prospection et du nombre de structures réellement pertinentes pour votre projet.

Si vous débutez votre prospection

Vous pouvez commencer avec 10 à 20 nouveaux contacts par semaine.

Ce volume vous permet de prendre le temps de comprendre votre méthode :

• quels types de structures cibler ;
• quelles informations présenter ;
• quelles réponses recevoir ;
• combien de temps consacrer à chaque contact ;
• comment organiser les relances.

Il vaut mieux commencer avec un volume que vous maîtrisez parfaitement plutôt que de lancer une campagne trop importante que vous ne pourrez pas suivre.

Si votre prospection est déjà organisée

Vous pouvez progressivement atteindre 20 à 40 nouveaux contacts qualifiés par semaine.

Ce rythme permet de développer régulièrement votre fichier tout en conservant du temps pour les relances et les échanges.

Si vous disposez d’une grande base de contacts

Vous pouvez avoir intérêt à travailler par campagnes.

Par exemple :

• 30 nouveaux contacts cette semaine ;
• 30 la semaine suivante ;
• puis une nouvelle série de contacts ;
• tout en continuant à relancer les personnes déjà contactées.

Votre prospection devient alors un flux continu plutôt qu’une succession de grosses campagnes ponctuelles.

Pourquoi les nouveaux contacts ne suffisent-ils pas ?

C’est l’une des erreurs fréquentes dans la prospection artistique.

Un artiste peut se fixer comme objectif :

« Je vais contacter 30 programmateurs cette semaine. »

Puis, la semaine suivante :

« Je dois encore contacter 30 personnes. »

Et ainsi de suite.

Mais si les 30 premiers contacts ne sont jamais relancés, une partie du travail réalisé est laissée de côté.

Une prospection efficace repose donc sur deux mouvements complémentaires :

acquérir de nouveaux contacts + suivre les contacts déjà sollicités.

Votre semaine ne doit pas être consacrée uniquement aux nouveaux envois.

Il faut également prévoir du temps pour :

• vérifier les réponses ;
• envoyer les informations demandées ;
• relancer les contacts sans réponse ;
• noter les retours ;
• déplacer les contacts dans les bonnes catégories ;

et identifier les prochaines actions.

Combien de relances faut-il prévoir ?

Il n’existe pas non plus de nombre universel de relances.

Tout dépend du contexte, du type de structure et de votre échange précédent.

Mais une chose est importante : un premier message sans réponse ne signifie pas nécessairement que votre spectacle n’intéresse pas le programmateur.

Le message peut avoir été reçu pendant une période chargée.

Le programmateur peut être en train de préparer une saison.

Il peut avoir vu votre message sans avoir encore eu le temps de consulter le dossier.

Il peut également avoir besoin de connaître ses disponibilités avant de vous répondre.

C’est pourquoi la relance fait partie intégrante de la prospection.

Vous pouvez par exemple organiser votre suivi autour de plusieurs étapes :

Premier contact → suivi → relance → nouvelle relance si pertinente → réponse ou classement du contact.

Pour savoir comment effectuer cette étape sans multiplier les messages inutilement, consultez également notre guide sur comment relancer un programmateur de spectacle sans être insistant.

Le nombre de programmateurs dépend surtout de votre cible

Avant de chercher à augmenter le nombre de contacts, il faut déterminer qui vous souhaitez réellement contacter.
Votre objectif n’est donc pas seulement de disposer d’une longue liste de contacts, mais d’identifier des structures réellement pertinentes. Vous pouvez commencer par trouver les bons programmateurs de spectacle en fonction de votre projet, de votre public et de votre univers artistique

Un spectacle n’est pas destiné à toutes les structures culturelles.

Selon votre projet, vous pouvez rechercher :

• des salles de spectacle ;
• des festivals ;
• des centres culturels ;
• des collectivités ;
• des associations ;
• des structures spécialisées ;
• des lieux accueillant des spectacles jeune public ;
• des programmations musicales ;
• des événements culturels ;
• ou d’autres structures dont la ligne artistique correspond à votre proposition.

Si vous contactez des structures qui ne programment jamais votre type de spectacle, augmenter le volume ne changera pas fondamentalement le résultat.

Commencez donc par définir votre cible

Posez-vous quelques questions :

Quel type de structure peut programmer mon spectacle ?

Quel public est concerné ?

Quelle jauge correspond au projet ?

Dans quelles zones géographiques puis-je me déplacer ?

Quels types de programmation correspondent réellement à mon univers ?

Ces réponses permettent de transformer une recherche très large en liste de prospects qualifiés.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre guide sur comment trouver les bons programmateurs de spectacle.

30 bons contacts valent-ils mieux que 100 contacts ?

La question est moins celle du nombre que celle de la pertinence.

Imaginons deux campagnes.

Campagne A

Vous contactez 100 structures en utilisant quasiment le même message.

Vous ne vérifiez pas toujours leur programmation.

Vous ne notez pas précisément les contacts.

Vous ne prévoyez pas de relances.

Campagne B

Vous sélectionnez 30 structures dont la programmation correspond réellement à votre spectacle.

Vous prenez quelques minutes pour comprendre chaque structure.

Vous adaptez votre présentation.

Vous envoyez les informations pertinentes.

Vous notez chaque contact et prévoyez les prochaines actions.

Ces deux campagnes ne reposent pas sur la même logique.

La prospection artistique n’est pas une course au volume.

Le nombre de contacts devient réellement intéressant lorsqu’il s’accompagne d’un ciblage, d’une présentation adaptée et d’un suivi.

Comment calculer un objectif de prospection réaliste ?

Vous pouvez construire votre objectif à partir de votre temps disponible.

Commencez par déterminer combien d’heures vous pouvez consacrer chaque semaine à la prospection.

Par exemple :

5 heures par semaine

Vous pouvez ensuite répartir ce temps entre :

• recherche de nouveaux contacts ;
• préparation et personnalisation des messages ;
• envoi ;
• suivi ;
• relances.

L’objectif n’est pas nécessairement de passer les cinq heures à envoyer des messages.

Une partie du temps doit être consacrée à l’organisation.

Un exemple

Imaginons que vous consacriez 5 heures par semaine à votre prospection.

Vous pouvez décider de répartir votre temps ainsi :

2 heures : recherche et qualification des contacts

1 h 30 : préparation et envoi des nouveaux messages

1 heure : relances

30 minutes : mise à jour du suivi

Cette organisation peut vous permettre de contacter régulièrement de nouveaux programmateurs tout en conservant du temps pour les contacts déjà engagés dans votre campagne. L’organisation exacte dépend évidemment de votre méthode et de votre niveau d’expérience.

Ne confondez pas nouveaux contacts et contacts suivis

C’est une distinction essentielle.

Lorsque vous dites :

« J’ai contacté 100 programmateurs »

cela ne signifie pas forcément que vous avez 100 prospects actifs.

Certains n’ont jamais ouvert votre message.

Certains ont répondu négativement.

Certains n’ont pas encore répondu.

Certains ont demandé votre dossier.

Certains sont intéressés pour une période future.

D’autres doivent être relancés.

Votre tableau de suivi doit donc permettre de distinguer les différentes situations.

Vous pouvez par exemple utiliser des statuts comme :

• À contacter
• Contacté
• Relance à prévoir
• Relancé
• Dossier demandé
• Échange en cours
• Intérêt pour une période future
• Date envisagée
• Programmé
• Pas adapté
• Sans réponse

Vous obtenez ainsi une vision beaucoup plus précise de votre campagne.

Combien de programmateurs faut-il avoir dans son fichier ?

Là encore, il n’existe pas de taille idéale.

Votre fichier doit être suffisamment important pour vous permettre de travailler dans la durée, mais suffisamment qualifié pour rester exploitable.

Un fichier de 500 contacts dont une grande partie ne correspond pas à votre spectacle peut être moins utile qu’un fichier de 150 structures réellement pertinentes.

L’objectif est de disposer progressivement d’un réservoir de prospects qualifiés.

Vous pouvez ensuite travailler par groupes :

• prospects prioritaires ;
• prospects secondaires ;
• structures à contacter plus tard ;
• structures à relancer ;
• anciens contacts ;
• contacts ayant déjà programmé votre spectacle ou un projet similaire.

Cette organisation permet d’éviter de repartir de zéro à chaque nouvelle campagne.

Faut-il contacter tous les programmateurs en même temps ?

Non.

Une campagne peut être beaucoup plus facile à gérer lorsqu’elle est répartie dans le temps.

Vous pouvez par exemple constituer une première liste de 100 prospects qualifiés.

Plutôt que de contacter les 100 en quelques jours, vous pouvez travailler par vagues :

Semaine 1 : 25 contacts

Semaine 2 : 25 contacts

Semaine 3 : 25 contacts

Semaine 4 : 25 contacts

Pendant ce temps, vous continuez à suivre et relancer les premiers contacts.

Cette méthode présente également un autre avantage : elle vous permet d’observer les réactions à votre présentation.

Si plusieurs programmateurs posent la même question, vous pouvez améliorer votre présentation.

Si certains demandent systématiquement une information qui n’apparaît pas dans votre premier message, vous pouvez l’ajouter.

La prospection devient alors progressivement plus précise.

Et si je n’obtiens aucune date malgré plusieurs dizaines de contacts ?

Il faut éviter de tirer une conclusion trop rapidement.

Si vous avez contacté plusieurs dizaines de programmateurs sans obtenir de date, plusieurs éléments peuvent être examinés.

Votre ciblage

Les structures contactées programment-elles réellement votre type de spectacle ?
Vérifiez également la manière dont vous présentez votre projet. Un programmateur doit pouvoir comprendre rapidement ce que vous proposez, pour quel public et dans quel contexte. Découvrez également comment présenter son spectacle à un programmateur

Votre présentation

Le programmateur comprend-il rapidement ce que vous proposez, pour quel public et dans quel contexte ?

Votre dossier artistique

Permet-il de comprendre l’univers et les caractéristiques du spectacle ?

Votre vidéo

Permet-elle réellement de se faire une idée de la proposition artistique ?

Votre période de prospection

Le moment choisi correspond-il à une période où les structures peuvent étudier de nouvelles propositions ?

Votre suivi

Avez-vous prévu des relances ou avez-vous simplement envoyé un message puis abandonné ?

Une absence de résultat ne signifie donc pas automatiquement qu’il faut contacter encore davantage de personnes.

Elle peut indiquer qu’un autre élément de la campagne mérite d’être amélioré.

Faut-il augmenter le nombre de contacts si la campagne fonctionne ?

Pas forcément.

Si vous obtenez régulièrement des réponses, des demandes de dossier ou des échanges avec des programmateurs, augmenter fortement le volume pourrait même compliquer votre suivi.

Imaginez que vous contactiez 30 structures et que plusieurs d’entre elles vous répondent dans la même semaine.

Vous devez alors être capable de :

• répondre rapidement ;
• envoyer les documents demandés ;
• organiser les échanges ;
• vérifier les disponibilités ;
• préparer les éventuels rendez-vous ;
• et continuer votre campagne.

La capacité de suivi devient alors aussi importante que le nombre de nouveaux contacts. Cette régularité doit ensuite s’inscrire dans une démarche plus globale pour trouver des dates de spectacle et développer progressivement votre activité de diffusion.

Votre objectif doit donc rester compatible avec votre capacité à traiter les réponses.

Une méthode simple pour définir votre nombre de contacts

Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez utiliser une méthode en quatre étapes.

1. Définissez votre objectif

Combien de dates souhaitez-vous développer ?

Votre objectif doit être concret et lié à votre projet.

2. Déterminez votre cible

Quels types de structures peuvent réellement accueillir votre spectacle ?

3. Constituez une liste de prospects qualifiés

Commencez par une liste suffisamment importante pour travailler plusieurs semaines.

4. Fixez votre rythme hebdomadaire

Choisissez ensuite un nombre de nouveaux contacts que vous pouvez maintenir dans la durée.

Pour beaucoup d’artistes indépendants, 20 à 40 nouveaux contacts qualifiés par semaine peuvent constituer un repère de départ.

Mais vous pouvez parfaitement commencer plus bas.

L’essentiel est de pouvoir maintenir simultanément :

nouveaux contacts + suivi + relances + réponses.

Exemple d’organisation sur un mois

Prenons l’exemple d’un artiste qui décide de contacter 30 nouveaux programmateurs par semaine.

Sur quatre semaines, cela représente :

30 × 4 = 120 nouveaux contacts

Mais son travail ne s’arrête pas à ces 120 envois.

Au fil du mois, il doit également :

• suivre les réponses ;
• relancer les premiers contacts ;
• envoyer les dossiers demandés ;
• noter les retours ;
• identifier les structures intéressées pour une période future ;
• et continuer à qualifier de nouveaux prospects.

Au bout d’un mois, il ne dispose donc pas simplement de « 120 contacts ».

Il dispose d’une campagne avec différents niveaux d’avancement.

C’est cette vision qui devient réellement utile.

La régularité compte plus que les gros volumes ponctuels

Une autre erreur consiste à travailler par à-coups.

Pendant trois jours, vous contactez 80 programmateurs.

Puis plus rien pendant trois semaines.

Puis vous recommencez.

Cette organisation est difficile à suivre et ne permet pas toujours de construire une relation dans la durée.

À l’inverse, une prospection régulière permet de créer une routine.

Par exemple :

30 nouveaux contacts par semaine

des relances chaque semaine

un suivi mis à jour régulièrement

une analyse des réponses

Au fil des mois, cette méthode permet de construire progressivement un véritable historique de prospection.
Vous savez qui vous avez contacté.

Vous savez qui a répondu.

Vous savez qui relancer.

Vous savez quelles structures correspondent à votre projet.

Et surtout, vous n’avez plus besoin de recommencer toute votre recherche à chaque campagne.

Comment savoir si votre volume de prospection est suffisant ?

Plutôt que de regarder uniquement le nombre de messages envoyés, suivez plusieurs indicateurs.

Vous pouvez notamment observer :

• le nombre de nouveaux programmateurs contactés ;
• le nombre de réponses ;
• le nombre de demandes de dossier ;
• le nombre d’échanges engagés ;
• le nombre de relances effectuées ;
• le nombre de dates envisagées ;
• le nombre de dates effectivement obtenues.

Ces indicateurs permettent de comprendre où se situe le point de blocage.

Si vous avez peu de réponses, votre ciblage ou votre présentation mérite peut-être d’être examiné.

Si vous avez des réponses mais peu d’échanges, votre proposition ou votre suivi peut être amélioré.

Si vous avez beaucoup d’échanges mais peu de dates, d’autres éléments peuvent entrer en jeu : calendrier, budget, disponibilité, conditions d’accueil ou adéquation avec la programmation.

Le nombre de contacts n’est donc qu’un indicateur parmi d’autres.

Vous pouvez alors ajuster combien de programmateurs vous devez contacter chaque semaine.

Une prospection efficace se construit sur plusieurs mois

Il est tentant de vouloir mesurer immédiatement le résultat d’une campagne.

Mais un contact établi aujourd’hui peut être utile beaucoup plus tard.

Un programmateur peut ne pas avoir de place dans sa prochaine saison mais conserver vos coordonnées pour une période ultérieure.

Il peut également vous recontacter lorsque son calendrier évolue.

C’est pourquoi votre fichier de prospection doit être pensé comme un outil de travail dans le temps.
Pour transformer cette démarche en véritable routine de travail, découvrez comment organiser sa prospection artistique sur plusieurs étapes et suivre vos contacts dans la durée.

Chaque contact peut avoir une échéance différente.

Certains sont à relancer dans quelques jours.

D’autres dans quelques semaines.

D’autres encore peuvent être pertinents pour une saison future.

Cette logique permet de sortir du raisonnement :

« J’ai envoyé mon message, donc j’attends une réponse. »

Et de passer à :

« Je construis progressivement un portefeuille de contacts professionnels que je peux suivre dans le temps. »

Le volume de contacts doit également être adapté au calendrier de programmation. Avant d’accélérer votre campagne, il peut donc être utile de savoir quand contacter les programmateurs pour préparer votre saison.

FAQ — Combien de programmateurs faut-il contacter pour obtenir des dates ?

Combien de programmateurs faut-il contacter par semaine ?

Il n’existe pas de chiffre universel. Pour un artiste indépendant, 20 à 40 nouveaux contacts qualifiés par semaine peuvent constituer un repère de travail. L’objectif doit surtout rester compatible avec le temps disponible pour personnaliser les messages, répondre et effectuer les relances.

Est-ce que contacter plus de programmateurs augmente forcément mes chances d’obtenir des dates ?

Pas nécessairement. Un volume plus important peut créer davantage d’opportunités, mais uniquement si les contacts sont pertinents et correctement suivis. La qualité du ciblage reste essentielle.

Combien de contacts faut-il pour obtenir une date ?

Il n’existe pas de ratio universel entre le nombre de programmateurs contactés et le nombre de dates obtenues. Les résultats dépendent du spectacle, des structures ciblées, du calendrier, du territoire, de la présentation et de nombreux autres facteurs.

Est-il préférable de contacter 100 programmateurs ou 20 ?

Il est généralement plus utile de choisir un volume que vous pouvez réellement qualifier et suivre. Vingt contacts pertinents et correctement suivis peuvent constituer une campagne plus exploitable que cent contacts envoyés sans suivi.

Combien de relances faut-il faire ?

Le nombre de relances dépend de la situation. L’important est de rester pertinent et de ne pas multiplier les messages sans raison. Une relance doit apporter une occasion naturelle de reprendre contact.

Que faire si personne ne répond ?

Commencez par vérifier votre ciblage, votre présentation, votre période de prospection et votre suivi. Avant d’augmenter massivement le nombre de contacts, cherchez à comprendre ce qui peut être amélioré dans votre campagne.

Faut-il prospecter toute l’année ?

Une prospection peut être organisée sur plusieurs mois, mais son intensité peut varier selon les périodes et votre calendrier. Certaines périodes peuvent être consacrées davantage à la préparation, à la recherche, aux relances ou aux nouveaux contacts.

Est-ce que les anciens contacts doivent être conservés ?

Oui, lorsqu’ils restent pertinents. Un contact qui n’était pas disponible pour une saison donnée peut devenir intéressant ultérieurement. Votre historique de prospection peut donc devenir une ressource importante pour les campagnes suivantes.

Conclusion : ne cherchez pas à contacter le plus de programmateurs possible

Alors, combien de programmateurs faut-il contacter pour obtenir des dates ?

La réponse n’est pas 10, 50 ou 100.

Le bon volume est celui qui vous permet de développer régulièrement votre prospection tout en restant capable de suivre chaque contact correctement.

Pour commencer, vous pouvez vous fixer un objectif de 20 à 40 nouveaux programmateurs qualifiés par semaine, puis ajuster ce rythme en fonction de votre disponibilité, de votre cible et de votre capacité à gérer les réponses.

Mais surtout, ne mesurez pas votre prospection uniquement au nombre de messages envoyés.

Une campagne efficace repose sur plusieurs éléments :

des contacts pertinents → une présentation claire → un suivi organisé → des relances régulières → des échanges dans le temps.

C’est cette continuité qui permet progressivement de transformer une liste de prospects en véritables opportunités de programmation.